Dokumentenverwaltung-Software

[FlorianNoe]

Nutzt ihr eine Software zum archivieren und wiederfinden eurer Dokumente am PC?

Also angefangen von eingescannten Kfz-Reperatur-Rechnungen, Telefonrechnungen, Buchungsbestätigungen, Anleitungen/Beschreibungen diverser Geräte usw.
Unterlagen von Schulungen, und und und, die Liste ist ja hier endlos!

Ich will irgendwie keine Datenbank, die die Dokuemten in der Datenbank selbst speichert, und man ohne dem Programm nicht auf die Dokumente kommt! Eher die Dateien in einer normalen Ordnerstruktur ablegen, und mittels einem Programm verwalten (habe jetzt mal Paperport verwendet, was beim Scanner dabei!)

[abo]

Nutzt ihr eine Software zum archivieren und wiederfinden eurer Dokumente am PC?


hi

noe, nur die noermale suchfunktion in verbidnung mit einer einigermassen vernuenftigen benamung von dokumenten

meine aktuelle verscherungspolizze heisst eben "kasko20110121toyota" oder so
ueber die inhalte der dokumente finde ich die dateien auch zur not da ja auch der gesamte textinhalt indiziert ist

von verwaltungsprogrammen halt ich garnix
spaetestens in zwei oder drei jahren gibts kein update oder gibts das prog am dann neuen betriebsystem nimmer

wenn dann muesste das was auf einer breiten basis sein, mysql oder so ...
dass ist mir dann aber zu stressig

lg
g

[zotty]

Hallo Florian
Also auch ich benutze f. meine vielen Dateien kein eigenes Suchprogramm. Wie Abo schon schrieb, vernünftig benennen, ev. in Dateien - Unterdateien - ev. nochmals Unterdateien.
zb. Camping (8 Länder, 2,5 GB, 96 Ordner, ca. 1400 Dateien) - Unterdatei Land - Unterdatei ansehen, da ist dann eine xls. und Worddatei mit den einzelnen Orten, Beschreibungen, ev. Fotos aus Prospekten etc. Da findest Du alles schön geordnet, mußt hat einige male anklicken.
lG Zotty

[FlorianNoe]

Die Benennung der einzelnen Files ist sicher am einfachsten, allerdings möchte ich dann keine 37 verschiedenen Unterverzeichnisse haben, und in jedem dieser Verzeichnisse zig Dateien! Man muß halt den Kompromiss der Gliederung und der Anzahl der jeweils darin enthaltenen Dateien finden!

Mir wär halt die Kategorisierung/Beschlagwortung wichtig, um ein Dokument in verschiedenen Kategorieren/Verzeichnissen wiederzufinden!
z.B. eine Beschreibung eines Monitores unter "Büro" und "Beschreibungen",
oder ein Treiber für Notebook XY unter "Treiber" und "Notebook XY".
Stehe ja gerade am Anfang einer umfassenden Digitalisierung, und da möcht ich gern alles halbwegs richtig und strukturiert angehen... aber an einer intelligenten Benennung der Files komm ich ohnehin nicht drumrum, weil ich auf die Files ja auch ohne jegliches Programm zureifen möchte!
Immerhin kann ein Programm ja auch mal spinnen und die Sicherung der Daten wird auch erleichtert!

[abo]

Die Benennung der einzelnen Files ist sicher am einfachsten, allerdings möchte ich dann keine 37 verschiedenen Unterverzeichnisse haben

hi

hab ich nicht

ich habe einen ordner der heisst "ablage"

dzt hat er rund 17,5 GB und es sind rund 67.000 dateien drin ...

und nein, darin sind keine fotos und keine musik
die liegen woanders ...

lg
g

[FlorianNoe]

hi

hab ich nicht

ich habe einen ordner der heisst "ablage"

dzt hat er rund 17,5 GB und es sind rund 67.000 dateien drin ...

und nein, darin sind keine fotos und keine musik
die liegen woanders ...

lg
g

Da braucht der Explorer aber auch lange, um den Ordner zu öffnen, oder ;-)?

Geht denn das bei Windows eigentlich, gibts da keine 32k oder 64k - Grenze ?

Aber soviel Dateien werd ich ja hoffentlich nicht zusammenbekommen ;-)

[abo]

Geht denn das bei Windows eigentlich..


hi

keine ahnung
hab (fast) nur macs ....

lg
g

[FrankPat]

Mir wär halt die Kategorisierung/Beschlagwortung wichtig, um ein Dokument in verschiedenen Kategorieren/Verzeichnissen wiederzufinden!
z.B. eine Beschreibung eines Monitores unter "Büro" und "Beschreibungen",
oder ein Treiber für Notebook XY unter "Treiber" und "Notebook XY".


Wenn Du eine Datei suchst, weißt Du doch ob es eine Beschreibung oder ein Treiber ist. Innerhalb von "Beschreibungen" oder "Treiber" suchst du dann nach "Monitor" oder "NotebookXY".
Das System so einfach wie möglich halten, selbst auf die Gefahr hin, dass man manchmal länger suchen muß.
Jede Datei darf es sowieso nur 1x geben! Selbstverständlich mit sprechendem Namen.

Auf diese Art habe ich meine Dateien sortiert:

- TreiberUndProgs:
- BetriebPC
- AudioUndVideo
- Peripherie
- ...

- Dokumente:
- Auto
- Wohnung
- Geld
- ...

- Musiktitel, da habe ich eine Exeldatei mit allen Titeln, da kann ich nach Interpret, Titel, Album, usw sortieren und filtern. Man kann aus Excel heraus den Titel spielen. Ist aber sehr pflegebedürftig.
Bis jetzt habe ich aber noch keine Musikverwaltung gefunden, die das ähnlich kann. Es gibt welche, die benötigen aber einen SQL-Server oder Access, beides ist teuer.

- eigene Fotos nach Jahr, Monat und Thema (ursprünglich wollte ich es ähnlich der Musikverwaltung machen, war mir aber dann doch zu mühsam)

- eigene Videos genauso

Gruß
Frank